Strategos, Actuel

Notre bureau reflète notre travail et nos valeurs - Valérie Bauwens

Comment aménager vos bureaux

Vos bureaux doivent être réaménagés. Vous vous demandez en tant qu’employé ou leader comment vivre au mieux cette transition, et la gérer. Cet article donne deux clés pour décoder un environnement de travail physique et l’optimiser.

 

Votre bureau peut vous trahir. Un bureau dit tout de vos habitudes et de l’esprit qui règne dans votre entreprise. Des années d’observation de lieux de travail m’ont amené à la conclusion: l’espace de travail physique est un outil à double tranchant. Il peut appuyer une stratégie, ou au contraire empêcher sa mise en œuvre, car il est le miroir la culture d’une institution et du travail exercé au sein de cette dernière.

Un manager que j’interviewais récemment me disait: «C’est triste, quand je viens dans ce bâtiment, je ne vois rien au mur. Il n’y a pas de vie. Dans mon bureau, j’affiche les indicateurs de suivi de nos activités. Je ne veux pas cacher les choses. Je veux voir régner la transparence dans mes équipes !» Un autre interviewé m’expliquait pourquoi son équipe avait déserté l’open-space où ils travaillaient: «Ils ont placé notre équipe de chercheurs à côté d’une équipe help-desk. Il y a beaucoup trop de bruit pour nous. De plus, nous n’avons rien à nous dire. Nos domaines d’activité sont différents.» Mais comment construire des bureaux qui inspirent, motivent, et tout simplement, permettent le travail?

L’espace de travail physique incarne la culture d’une entreprise et reflète les tâches de ses employés. Il induit de ce fait certains types de comportements favorables ou non à l’ensemble d’une institution. Il permettra par exemple à des employés de s’identifier (ou pas) à leur entreprise, de s’investir (ou pas) dans leur travail. Il pourra aussi motiver des employés à se rencontrer, à interagir ou, au contraire, à fonctionner en silo.

L’espace physique est d’abord le reflet d’une culture, de valeurs. Les symboliques peuvent être fortes! Un manager me racontait que sa chaise de bureau lui rappelait son niveau hiérarchique, selon lui, pas assez élevé. Il aurait aspiré à quelque chose de mieux: une autre couleur, un autre modèle de chaise! Les valeurs se lisent comme l’indique cet exemple dans l’attribution de meubles, de lieux, dans les règles et habitudes d’utilisation de lieux. Les portes entre les bureaux sont-elles ouvertes ou fermées? Où sont situés les bureaux des médecins par rapport aux bureaux des infirmières? Sont-ils équipés différemment? Le bureau du département qualité est-il séparé des ateliers de production? Surplombe-t-il ces ateliers?

Voici un exemple de règles d’utilisation de bureaux appliquées par les services publics britanniques* qui m’a inspiré. Il est apparemment déjà repris par d’autres entreprises.

*http://govdesign.tumblr.com/image/144909646023

L’espace physique devrait également être le reflet de l’organisation du travail (work-flow) à savoir la succession des différentes tâches effectuées au cours de la journée dans ce lieu. Pour travailler de manière fluide, les employés ont besoin de certains meubles et de types de locaux. À défaut, des comportements contre-productifs peuvent apparaître, comme se cacher dans les toilettes afin de passer un appel, ou déserter les open-space pour chercher un coin calme et trouver l’inspiration. Si la bonne formule est présente, les transitions entre les tâches se feront très simplement.

J’ai eu le plaisir durant un projet d’observer des assistantes. Véritable hub d’informations, elles coordonnaient les activités des membres d’une équipe, du chef et des partenaires principaux de l’équipe. Une place dans un open-space au milieu de l’équipe était donc idéale pour elles. Elles s’informaient ainsi des besoins de chacun à travers des échanges informels dans l’open-space. Quand elles enfilaient leur casquette d’organisatrice, elles avaient également besoin de s’isoler pour téléphoner. Elles disparaissaient alors dans une petite salle de réunion, leur cabine téléphonique.

Autre exemple observé dans une entreprise de transport : les gestionnaires de la flotte de camions (« disponents ») étaient assis les uns près des autres dans un open-space. En étant regroupés, ils pouvaient entendre les informations qui leur étaient nécessaires : où étaient quels camions, où y avait-il des problèmes de circulation?

Et qu’en est-il de ce que j’appellerais des travailleurs conceptuels comme certains informaticiens, ingénieurs R et D, responsables produits, etc. Selon mes observations, ils partageaient leur temps entre des phases de réflexion seuls et en groupe, de rédaction, d’information, de coordination, et de recherche d’inspiration. Ces tâches nécessitaient des lieux de travail différents. L’open-space était idéal quand ils devaient effectuer des tâches de coordination. Ils avaient besoin d’un lieu pour mener des discussions de groupe. Ils se retireraient pour réfléchir en solitaire par exemple dans des salles fermées, des fauteuils un peu isolés ou à la maison. Quand ils cherchaient l’inspiration, les plus audacieux m’avouaient qu’ils allaient travailler dans un café ou prenaient leur laptop pour travailler sur un banc, au bord du lac.

Et vous, quelles valeurs désirez-vous insuffler à vos collaborateurs? L’égalité, la diversité des métiers, le sens de la hiérarchie? Préférez-vous la rigueur à la créativité ou désirez-vous un mélange des deux?

Quelle est la combinaison optimale de types de pièces et de meubles afin de pouvoir exercer votre métier? Quelles pièces ou quels objets allez-vous choisir pour redynamiser la réflexion de vos employés? Et pourquoi pas installer une table de ping-pong pour faciliter les échanges informels? Avez-vous pensé à laisser vos employés concevoir une partie de leur espace de travail?

Quoi qu’il en soit, la place de travail physique optimale reflétera le résultat d’une réflexion sur la manière de faire interagir quels employés et sur l’état d’esprit à insuffler dans vos bureaux. À vous maintenant de vous auto-observer et d’imaginer la place de travail de vos rêves. 

Valérie Bauwens

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